Skip to content
EtusivuYhteystiedotTietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Etelä-Savon Koulutus Oy, Etelä-Savon ammattiopisto (Esedu) kunnioittaa yksityisyyden suojaa. Tietosuojan turvaaminen on meille tärkeää. Noudatamme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja käsitelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Tietosuoja on yksilön perusoikeus, joka turvaa henkilön oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötieto tarkoittaa tietoa, josta sinut voidaan tunnistaa. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja kuva.

Rekisteröity on henkilö, jota henkilötieto koskee.

Tietosuojalla tarkoitetaan rekisteröityjen yksityisyyden suojaamista henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikenlaiset henkilötietoihin kohdistetut toiminnot, kuten henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, käyttö, luovuttaminen ja poistaminen.

Rekisterinpitäjä on yritys, viranomainen tai yhteisö, joka kerää henkilötietojasi ja määrittelee keräämiensä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Rekisterinpitäjän on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä periaatteita, joita ovat

  • käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys,
  • käyttötarkoitussidonnaisuus,
  • tietojen minimointi,
  • tietojen täsmällisyys,
  • tietojen säilytyksen rajoittaminen ja
  • tietojen eheys ja luottamuksellisuus.

Tietosuojaselosteet

Henkilötietoja sisältävistä rekisteristä on tehty käyttötarkoitusten perusteella tietosuojaselosteet, joiden tarkoituksena on informoida opiskelijoita, henkilöstöä, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelystä.

Tarkempia tietoja tietosuojaselosteista saat ottamalla yhteyttä osoitteeseen kirjaamo@esedu.fi.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja rekisterissä.

Rekisteröidyllä on oikeus (EU:n yleinen tietosuoja‐asetus, artiklat 15– 22):

  • tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • pyytää tietojensa oikaisemista
  • vaatia tietojensa poistamista
  • vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely
  • perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@esedu.fi.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ja niiden käyttämisestä Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

Keräämme henkilötietoja opiskeluun, työsuhteeseen, asiakkuuteen ja/tai muuhun yhteistyöhön liittyen.

Opiskelijat

Opiskelijoiden henkilötietoja keräämme henkilöltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja täydennetään tarpeen mukaan muutosten yhteydessä ja opintojen edetessä.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa sukunimi, etunimet, kutsumanimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotiosoite, matkapuhelin, sähköpostiosoite, pankkiyhteystieto, huoltaja, lähiomainen, aikaisemmat koulutustiedot, tuen tarve, aiemmin hankittu osaaminen.

Henkilötietoja käsittelemme sähköisesti opintohallintajärjestelmässä (Primus). Opiskelijapäätöksiä teemme myös osin asianhallintajärjestelmä Dynastyssa ja osin lomakepäätöksinä. Primuksen käyttöliittymä Wilmassa opiskelijat ja huoltajat näkevät osan omista tiedoistaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Henkilötietoja on myös erilaisissa virtuaalisissa oppimisympäristöissä, niihin opiskelijoilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Opiskelijaksi hakeutuvien tietoja käsittelemme muun muassa Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku-portaalissa.

Henkilöstö

Henkilöstön henkilötietoja keräämme henkilöltä itseltään rekrytoinnin yhteydessä ja palvelussuhteen aikana.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa nimi, henkilötunnus, lähiosoite, puhelinnumerot, koulutustausta, työhistoria, pankkiyhteys ja verotiedot.

Henkilötietoja käsittelemme pääosin sähköisesti henkilöstöhallinnan tietojärjestelmissä, esimerkiksi ESS, Personec ja C&Q PRO-ohjelma. Henkilöstöä koskevia päätöksiä teemme myös asianhallintajärjestelmä Dynastyssa ja lomakepäätöksinä. Tietoja on myös muissa tietojärjestelmissä kuten opintohallintajärjestelmässä ja erilaisissa virtuaalisissa oppimisympäristöissä.

Henkilöstö näkee osan omista tiedoistaan, ja voi käsitellä niitä, henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Työtekijäksi hakeutuvien tietoja käsittelemme FCG Talent Oy:n tuottamassa valtakunnallisessa kuntarekry.fi -työnhakupalvelussa ja asianhallintajärjestelmä Dynastyssa.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja keräämme henkilöiltä itseltään. Kerättävät tiedot vaihtelevat palveluittain, tyypillisesti ne ovat nimi ja yhteystiedot.

Laskutusasiakkaiden osalta kerättävät tiedot ovat nimi, henkilötunnus/y-tunnus ja osoite.

Verkkokaupan ostoista kerätään pääsääntöisesti henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Opiskelijat

Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely on tarpeellista Etelä-Savon ammattiopiston lakisääteisten velvoitteiden perusteella opetuksen järjestämistä varten.

Opetuksen järjestämiseen liittyvät mm. opiskelijaksi hakeutuminen, tutkintokohtaisten perusteiden mukainen opetus sekä tutkintoihin sisältyvien arviointikriteereiden noudattaminen, ammatillista osaamista syventävään tai täydentävään koulutukseen ilmoittautuminen ja sen järjestäminen, henkilöstökoulutus sekä erityisen tuen järjestäminen sitä tarvitseville.

Erityisiä henkilötietoryhmiä sisältävien tietojen (esimerkiksi terveyttä koskevat tiedot) käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi opiskelijaksi hakeutumisen tai erityisen tuen järjestämisen vuoksi. Niitä voi olla tarpeen käsitellä myös opiskeluoikeuden peruuttamisen yhteydessä.

Opiskelijan tietojen luovuttaminen oppilaitoksesta eteenpäin perustuu opiskelijan antamaan suostumukseen, esimerkiksi nimen julkaiseminen mediassa valinnan tai valmistumisen yhteydessä.

Henkilöstö

Henkilöstön henkilötietojen, mukaan lukien erityiset henkilötietoryhmät, käsittely on tarpeellista työsuhteen ja Etelä-Savon Koulutus Oy:n lakisääteisten velvoitteiden perusteella.

Joidenkin tietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään tuotettaviin palveluihin liittyen ja perustellusta syystä suostumukseen tai sopimukseen perustuen. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan palveluiden toteuttamiseksi ja mahdolliseen yhteydenpitoon.

Palveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.

Hankkeet

Hankkeissa henkilötietoja käsitellään perustellusta syystä suostumukseen tai sopimukseen perustuen.

Markkinointi ja viestintä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Etelä-Savon Koulutus Oy:n järjestämien koulutusten myynnin, markkinoinnin ja koulutuksen toteuttamisen tukeminen sekä hanketoiminnasta, sen tuloksista ja käytänteistä tiedottaminen.

Lisäksi rekisterin avulla hallitaan Etelä-Savon Koulutus Oy:n sidosryhmien (mm. toimittajat, yhteistyökumppanit, asiantuntijaverkostot) yhteystietoja sekä konsernin viestintä. Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääasiallisesti rekisterinpitäjän oman markkinointihenkilöstön toimesta.

Arvontojen säännöt löydät täältä.

Henkilökuntamme käsittelee henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedot ovat vain sellaisten työntekijöiden saatavilla, joilla on työnkuvansa puolesta tarve ja oikeus käsitellä tietoja.

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat suojattu teknisin keinoin, esimerkiksi erillisin tietojärjestelmin, palomuurein ja salatuin sähköpostein. Sähköisiä tietoja käsitellään henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilöstöllä on käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen tietojärjestelmiin. Noudatamme sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvaohjeita henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien minimoimiseksi. Manuaalisesti ylläpidettävät henkilötiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä osittain kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille. Silloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti ja muutenkin asianmukaisesti.

Emme suorita automaattista päätöstentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista kyseisen tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseksi.

Säilytysaikojen määrittelyssä huomioidaan muun muassa alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus, rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeusturva, vahingonkorvaus- ja rikosoikeudelliset vanhentumisajat sekä Kansallisarkiston määräykset tietojen pysyvästä säilyttämisestä ja Kuntaliiton säilytysaikasuositukset.

Keräämiemme henkilötietojen säilytysajat määritellään Etelä-Savon koulutus Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Henkilötietojen luovutukset

Emme luovuta henkilötietoja eteenpäin. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

Lainsäädännön edellyttämät luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain mukaan muille viranomaisille viranomaiskäyttöön, esimerkiksi Opetushallitus, Kansaneläkelaitos.

Suostumus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa henkilön nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaa palvelua varten.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Emme siirrä tietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle poikkeustapauksia lukuun ottamatta.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanne

Jos koet joutuneesi henkilötietojesi tietoturvaloukkaustilanteen kohteeksi, voit tehdä ilmoituksen tietoturvapoikkeamasta. Ilmoituslomake lähetetään automaattisesti tietosuojavastaavalle ja tietohallintopäällikölle.

Käytämme evästeitä tarjoamamme sisällön ja mainosten räätälöimiseen, sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen ja kävijämäärämme analysoimiseen. Lisäksi jaamme sosiaalisen median, mainosalan ja analytiikka-alan kumppaneillemme tietoja siitä, miten käytät sivustoamme. Kumppanimme voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tai joita on kerätty, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan.

Analytiikka kerätään verkkosivuilta Google Analyticsin avulla. Verkkosivuille on asennettu evästesuojaus Cookiebot, jonka avulle kävijä voi valita mitä tietoja hänestä analytiikkaan kerätään. Voit muuttaa tai peruuttaa hyväksyntäsi evästeilmoituksen kautta.

Lisäksi 16.3. alkaen 1 kuukauden ajan käytössä Matomo-analytiikkatyökalu Google Analyticsin rinnalla.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

 

Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon Koulutus Oy (2249317-6)
Etelä-Savon ammattiopisto
Otavankatu 4, 50100 Mikkeli

Kirjaamon sähköposti
kirjaamo@esedu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Johanna Taavitsainen
044 711 5569
etunimi.sukunimi@esedu.fi

Valvontaviranomainen

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli mielestäsi henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00521 Helsinki
Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Sähköposti (kirjaamo)
tietosuoja@om.fi

Puhelinvaihde
029 566 6700

© Etelä-Savon ammattiopisto 2021